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Jornal GGN – Entre um funcionário que tenha capacidade de organização e utilize bem seu tempo no serviço e outro que se perde na concretização de seu trabalho e precisa de horas extras para isso, qual seria o escolhido por uma empresa? Pois é, cada vez mais o colaborador com boa capacidade de organização do seu tempo no serviço, com produção adequada dentro dos horários de trabalho e sem horas extras necessárias, se torna o ideal para empresas.
“Otimizar o tempo significa maior eficiência e eficácia”, afirma Ricardo Barbosa, diretor executivo da Innovia Training & Consulting. Ele afirma que o ideal é que se estabeleça prioridades e que se faça um planejamento para cumpri-las. Além disso, o excesso de reuniões, longe de resolver problemas, acaba por agravar o fluxo de serviço, se não tiver um bom plano de ação para ser discutido. Da mesma forma, conversas de mesa em mesa não resolvem, só atrapalham. “Uma boa dica é receber as pessoas que querem conversar, de pé, não convidar para sentar, esta medida evita que ela permaneça ali por muito tempo”, ensina ele.
Outro ponto importante para empresas é que seja estabelecido um código de conduta para uso de telefone. Longe de significar uma política indesejável, isso ajuda o funcionário a manter o foco em seu trabalho, opina Barbosa. “O ideal é adotar normas de conduta e trazer isso para a sua atividade”, diz ele.
O acúmulo de funções fora de seu escopo tira você do seu ritmo, cansa e não ajuda em nada. O ideal é fazer seu planejamento separando as ações em muito urgente, urgente, o que é importante mas não é urgente e, por fim, as tarefas rotineiras que não são importantes nem urgentes. Sabendo se dividir nesses quadrantes, organizando seu tempo de acordo com as prioridades, você vai realizar muito mais e de forma mais expressiva.
TRABALHO
A procrastinação em cheque
Procrastinação é o ato de deixar para depois o que se pode fazer agora. O famoso “empurrar para depois” é o grande inimigo da satisfação pessoal e profissional. Ricardo Barbosa afirma que isso vem da ideia de que as pessoas querem fazer o que gostam ou o que é mais fácil, e “isso não existe na vida real”, afirma. O especialista alerta para que se evite postergar atividades mais complicadas e sim que se organize e “faça em seus horários mais produtivos e de maior concentração no dia, para facilitar a execução”. Outra dica importante é a importância de um planejamento, em que você coloca início e fim para aquela tarefa, o que facilita a sua conclusão.
SERVIÇO
Otimizando o tempo
OS PROBLEMAS
– AUSÊNCIA DE FOCO – O colaborador acumula várias obrigações e deseja resolver tudo ao mesmo tempo, resultando no não cumprimento de nenhuma delas.
– FALTA DE CONCENTRAÇÃO – A tarefa em execução fica em segundo plano e os problemas pessoais, assim como conversas paralelas, tomam conta do tempo, prejudicando o resultado
– AUSÊNCIA DE PLANEJAMENTO – Falta de planejamento significa confusão e o não estabelecimento de prioridades
– ACOMODAÇÃO – Acomodação gera desmotivação. Muitos colaboradores não buscam fazer um trabalho diferenciado, criam um círculo vicioso de acomodação e desmotivação.
– PROCRASTINAÇÃO – Deixar tudo o que se pode fazer hoje para o amanhã
– REFÉM DE FERRAMENTAS TECNOLÓGICAS – As pessoas ficam muito apegadas ao celular e ao e-mail de forma errada, isto é, a toda hora precisam checar a caixa de correspondência
CAI O MITO
Ser produtivo significa que conseguirá realizar suas obrigações em menor tempo e com maior tranquilidade, o que ajudará na vida pessoal. Trabalho atrasado oprime o colaborador e vai interferir em sua relação com a família e na qualidade de vida. Organizar-se para otimizar seu tempo vai permitir que se tenha mais tempo para a vida pessoal, caindo por terra o mito de que dedicação é para aquele “que só pensa no trabalho”.
SOLUÇÕES
– Estabelecer prioridades
– Disciplinar reuniões
– Disciplinar horários de conversas
– Estabelecer código de conduta telefônica e para eletrônicos
– Classificar atividades que são importantes e urgentes
– Evitar acumular funções que não sejam suas
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Parabens
Adorei a maeéria. Pretendo usar mais isto no meu dia a dia no trabalho.
Muito boa matéria, vou
Muito boa matéria, vou praticar mais desta forma.