AtosBPM agiliza processos e elimina burocracia e custos

Empresas de segmentos distintos de atuação que buscam uma melhor gestão de seus negócios podem encontrar no AtosBPM, da Lecom S/A, a solução para agilizar e qualificar seus processos administrativos, otimizar o tempo e diminuir a burocracia no atendimento de tarefas do dia a dia.

É o caso da fornecedora de serviços terceirizados ISS e da produtora de refeições coletivas Nutrisaúde, que enfrentavam dificuldades na área de gestão de informação. Enquanto a ISS buscava resolver problemas nos processos em Recursos Humanos, a Nutrisaúde ansiava por cortar custos com papeis e impressão e acabar com um volume mensal de 78 mil cópias de informações armazenadas em planilhas e controles manuais de gestão.

Identificando problemas
“Nossos colaboradores avaliavam os processos como insatisfatórios, mas não sabíamos realmente onde estava o problema”, explica Anna Beatriz Freitag, responsável pela área de Projetos e Processos da ISS, braço brasileiro da líder global em serviços de Limpeza, Alimentação, Suporte, Segurança e Property.

“Com a implantação da ferramenta de BPM, em novembro de 2013, mapeamos e identificamos dificuldades de performance, de produtividade, de capacity e de níveis de serviço que eram mal dimensionados ou inexistentes”.

De acordo com a executiva, a ferramenta agilizou ações das áreas operacionais referentes aos benefícios de funcionários e processos de admissão, rescisão, transferências e férias. A implementação do BPMS permitiu ainda um aumento da produtividade e da qualidade dos serviços prestados por diferentes departamentos da corporação, gerando indicadores e ferramentas de gestão que não existiam anteriormente.

Atualmente, a ISS utiliza o Fluxo de Atendimento a Benefícios (RH), que gerencia um volume mensal de cinco mil atendimentos. Os fluxos de Admissão, Transferências e Férias estão sendo implantados e os de Rescisão, Acessos de TI e Outros Atendimentos estão em fase de desenvolvimento.

“O AtosBPM é hoje a ferramenta oficial da ISS para todas as implementações de melhoria e automatização de processos críticos”, afirma Anna, que diz ainda ter se surpreendido com a flexibilidade e a agilidade no desenvolvimento dos processos e as visões de indicadores operacionais e gerenciais que a ferramenta possui. “Somos agora capazes de desenvolver nossos próprios fluxos, com o apoio técnico de qualidade dos profissionais da Lecom”.

Eleita pela Associação Internacional de Profissionais de Outsourcing (IAOP) como a melhor companhia de terceirização do mundo, a ISS é a segunda maior empresa da Dinamarca, com mais de 534 mil colaboradores em 53 países da Europa, Ásia, América e Oceania.

No Brasil, conta com 18 mil funcionários distribuídos entre a sede em São Paulo (SP) e subsidiárias em Valinhos (SP), Rio de Janeiro (RJ) e Curitiba (PR). A ISS atende a mais de 600 clientes em todo o País, que responde anualmente por R$ 600 milhões da receita mundial de R$ 30 bilhões.

Fim da burocracia
Na Nutrisaúde, o quadro não era muito diferente, apesar de extremamente bem definido. A empresa tinha urgência em facilitar e agilizar o controle de documentos e dados importantes que eram usados constantemente no dia a dia coorporativo. Era necessário cortar custos e tempo de trabalho, sem perda da segurança da informação.

Com a implantação da solução, em fevereiro de 2014, os processos na Nutrisaúde passaram a ser informatizados, agilizando as aprovações e acarretando uma redução de 35% nos custos.

“A cultura de gestão de processos da Nutrisaúde conferiu maior rapidez ao startup do projeto com a Lecom, uma vez que a empresa já possuía processos mapeados, possibilitando a automatização de sete processos em um curto período de tempo”, informa Tiago Amôr, Diretor de Operações da Lecom.

Além da automação, a empresa ganhou benefícios sem precedentes com o acompanhamento das informações, a integração com o banco de dados, o cadastro de itens para o ERP, o controle de fluxos e visitas e a otimização do tempo.

“A expertise e capacidade tecnológica do AtosBPM geraram inúmeros ganhos para a Nutrisaúde”, afirma Talita Carolina, Gerente de Projetos da Lecom. “A segurança da plataforma, a rastreabilidade de processos e a integração de etapas com outros departamentos também ajudaram a alavancar ainda mais os negócios”.

Fundado em 1990 no Estado de São Paulo, o Grupo Nutrisaúde oferece suporte para mais de cem unidades de operações com cerca de 1,2 mil profissionais em todo o Brasil. Em 2005, a empresa foi condecorada com o certificado de qualidade ISSO 9001.

A Solução
O AtosBPM é uma ferramenta de automação e produtividade por processos com funcionalidades de BPM, Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e Gestão de Indicadores de Produtividade (KPI). Ele possibilita o acompanhamento de todas as etapas dos processos, detecta tarefas improdutivas e identifica os locais problemáticos (os chamados “gargalos”), resultando em tomadas de decisão muito mais rápidas e racionais. “O AtosBPM padroniza processos e diminui a burocracia – essa vilã que torna o fluxo de atividades demorado e que ainda transforma processos em verdadeiras dores de cabeça nas empresas brasileiras”, diz João Cruz, CEO da Lecom.