Como as empresas devem se preparar para o fim do ano?

Um breve olhar ao redor o fará perceber que a época de trocar presentes se aproxima, apesar de ainda estarmos em outubro. Panetones nas prateleiras dos supermercados, produtos natalinos a venda no comércio de rua, tapumes e árvores de natal em construção nos shoppings são alguns dos indicadores. Em algumas semanas, papais noéis se juntarão a milhões de consumidores atrás de quinquilharias, lembranças e alguns bons presentes, consequência do endividamento da classe média nos últimos tempos.

Apesar da excitação que antecede o período, um planejamento ruim por parte da oferta pode significar desde a perda de clientes até o comprometimento do fluxo de caixa, em razão do baixo giro dos estoques. Isto se amplifica com a sazonalidade ou concentração das vendas em um determinado período. Imagine um importador de brinquedos, cuja receita se concentra no último trimestre, com mercadorias paradas no porto, ou ainda um supermercado com milhares de panetones em janeiro. Vejamos algumas dicas que poderão ser úteis para este período.

Oferta versus demanda: ajustar a capacidade de produção e serviço à demanda esperada é a primeira estratégia que deve ser considerada. Uma demanda maior que a oferta resultará em perda de vendas, clientes e faturamento, já o oposto poderá levar a excessos de mercadorias nas prateleiras e depósitos, que precisarão ser desovados nos meses seguintes através de promoções, corroendo as margens obtidas em dezembro. Utilize análises históricas, tendências, pesquisas e sua experiência, ajustando as curvas de oferta e demanda.

Processos e controles: não obstante dezembro ser sinônimo de empurra-empurra, garantir um atendimento ágil e cordial aumentará a taxa de retorno dos clientes, assim como as vendas. Comece por uma análise de seus processos e controles, simulando um pico em suas operações. Em seguida liste os pontos fracos, implantando melhorias tais como um sistema de filas com senha, a adição de mais terminais de pagamento ou a contratação de uma banda larga extra. Evite o excesso de papel, automatize as etapas possíveis e corte aquelas que não agregam valor.

Mão de obra temporária: talvez você precise de trabalhadores adicionais para os meses de maior movimento. Integrá-los à cultura da empresa é parte essencial de uma boa gestão sazonal. A definição da quantidade será consequência dos itens anteriores, podendo ser utilizada empresas de terceirização de mão de obra, acelerando o processo. Um treinamento consistente sobre os produtos e processos é peça chave, além da integração com o time atual. É irritante, ver funcionários perdidos no meio da loja ou sendo treinados em funções críticas, enquanto clientes esperam por atendimento.

Logística e entrega: Por último, mas não menos importante é a logística e a entrega existente para grandes volumes ou vendas via e-commerce. Além do aumento natural no fluxo dos caminhões e veículos urbanos de carga nas docas dos armazéns e transportadores, há o trânsito caótico nas proximidades das festas e as restrições das prefeituras nas grandes cidades. Apesar de invisível aos consumidores, o atraso na entrega dos presentes pode causar um grande estrago em sua reputação. O faturamento extra, gerado nos períodos de alta demanda deverá ser provisionado para o pagamento das despesas e investimentos nos meses de menor movimento, assim como na diversificação de seus produtos, reduzindo a dependência da sazonalidade.

Diversificação de portfólio: a diversificação de produtos é uma inteligente saída para a variação da demanda. Ofertas e produtos menos sazonais podem ser desenvolvidos, aproveitando-se a ociosidade das máquinas, o conhecimento dos canais de vendas e a força da marca. É clássico o caso da marca Bauducco, cujo portfólio atual vai muito além do célebre panetone que tornou a marca conhecida. Por outro lado, Kibon é ainda sinônimo de sorvete, apesar dos inúmeros lançamentos.

Enfim, apesar da promessa de natal modesto, lojistas, comerciantes e fabricantes que souberem se planejar com antecedência, ajustando suas curvas de oferta e demanda, azeitando suas operações e mão de obra, assim como entregando conforme prometido, poderão auferir bons lucros enquanto fidelizem a conquistam novos clientes. Aos não tão prevenidos que ainda mal começaram a pensar no assunto, perda de clientes ou estoques altos serão problemas a serem digeridos no próximo ano. Em suma, planejamento é o nome do jogo.

Marcos Morita é mestre em Administração de Empresas, professor da Universidade Mackenzie e professor tutor da FGV-RJ. Especialista em estratégias empresariais, é colunista, palestrante e consultor de negócios. Há mais de quinze anos atua como executivo em empresas multinacionais.